Bij het niet tijdig betalen van een factuur is het goed gebruik om een vriendelijke betalingsherinnering te sturen aan de afnemer. Het kan zijn dat de klant de factuur over het hoofd heeft gezien of er een andere reden is dat er nog niet is betaald. Met een betalingsherinnering wijs je de klant erop dat er sprake is van een openstaande factuur en verzoek je vriendelijk om deze alsnog te betalen. Hiermee stel je de klant ook in staat om actie te ondernemen of kan de klant verzoeken om een kopie van de factuur. Het is hierbij wel belangrijk om een termijn te noemen waar binnen de factuur alsnog betaald moet worden. Vaak staat in een betalingsherinnering een termijn van 7 dagen of 14 dagen na dagtekening van de herinnering.

Wanneer de betaling na het sturen van een herinnering niet binnen de gestelde termijn is voldaan, moet de onderneming een volgende stap zetten. Aangezien er nu sprake is van twee keer een betalingstermijn overschrijden, namelijk de oorspronkelijke betalingstermijn en de termijn zoals genoemd in de herinnering, moet de volgende stap ook juridisch goed onderbouwd zijn. Het kan namelijk zijn dat we op een gegeven moment de vordering uit handen moeten geven aan een deurwaarder, waarbij de opbouw van het dossier in orde moet zijn. Na het sturen van de factuur en een betalingsherinnering is de volgende stap het sturen van een laatste aanmaning. Dit wordt in de praktijk ook wel eens 14 dagen brief of WIK brief genoemd. Deze laatste aanmaning moet aan juridische eisen voldoen om een volgende stap mogelijk te maken, namelijk de officiële incassobrief. In een laatste aanmaning wordt de debiteur gewaarschuwd voor de consequenties van niet-betalen, zoals het verhogen van de vordering met wettelijke incassokosten. De laatste aanmaning is een ingebrekestelling bij het niet voldoen van het openstaande bedrag binnen 14 dagen na dagtekening. Via het platform www.onlineincasso.nl kan elke ondernemer eenvoudig zelf een laatste aanmaning versturen die de wettelijke eisen voldoet.

Als de betaling niet wordt voldaan binnen de termijn zoals genoemd in de laatste aanmaning, dan kan de onderneming een officiële incassobrief sturen en de vordering verhogen met de wettelijke incassokosten. Een officiële incassobrief kan een ondernemer eenvoudig zelf versturen via het platform www.onlineincasso.nl. In veel gevallen gaat de afnemer nu alsnog tot betaling over, want de volgende stap is het overdragen van de vordering aan een deurwaarder.

Zoals hier bovenstaand staat beschreven is het van belang om bij het uitblijven van betaling van een factuur steeds tijdig de juiste stappen te ondernemen. Als eerste stap een vriendelijke betalingsherinnering met oog op behoud van de klantrelatie. Daarna een laatste aanmaning met het wijzen op de consequenties bij uitblijven van betaling. En vervolgens een officiële incassobrief. Met deze stappen is het dossier goed opgebouwd en kan het dossier worden overgedragen aan een deurwaarder voor een gerechtelijke procedure. De gerechtelijke procedure begint met het opstellen en uitbrengen van een dagvaarding. Daarna volgt een zitting en doet de rechter een uitspraak. Als de debiteur alsnog weigert te betalen dan kan de deurwaarder beslag leggen op goederen of rekeningen.