Een debiteur is een klant die nog een rekening moet betalen aan de onderneming. Hiervoor is vrijwel altijd een betaaltermijn afgesproken en/of een betaaltermijn opgenomen in de factuur. Voor elke ondernemer is het van belang om te letten op:

• Betalen de afnemers binnen de afgesproken betaaltermijn
• Wat is het totale uitstaande debiteurensaldo  

Het monitoren van het betaalgedrag van de afnemers noemen we debiteurenbeheer. Indien een afnemers niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaalt is het belangrijk om een betalingsherinnering te sturen. Hiermee krijgt de klant een notificatie dat de factuur alsnog moet worden voldaan. Als er geen actie volgt is het sturen van een aanmaning nodig, dit is ook een betalingsherinnering maar met een formelere toonzetting. Het is in deze fase ook raadzaam om telefonisch contact op te nemen en te informeren naar de status. Een klantrelatie kan snel bekoelen als er financiële problemen spelen. Wellicht kan een betalingsregeling voor beide partijen uitkomst bieden. Als er sprake is van onwil aan de zijde van de afnemer kan de onderneming besluiten om een incassotraject te starten. De oorspronkelijke vordering wordt dan verhoogd met wettelijke incassokosten. Een formele incassobrief kan de ondernemer zelf maken en versturen via het online platform www.onlineincasso.nl